Dążymy do zapewnienia uczciwego i transparentnego modelu prowadzenia działalności Grupy ORLEN gwarantującego zaufanie, bezpieczeństwo, wolną konkurencję oraz wartość dla wszystkich interesariuszy.
Przeciwdziałaniem korupcji zajmuje się: Biuro Kontroli i Bezpieczeństwa we współpracy z Biurem Kontroli Finansowej, Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością oraz Biurem Audytu.
Biuro Kontroli i Bezpieczeństwa odpowiada m.in. za:
Do funkcjonujących polityk i wewnętrznych aktów organizacyjnych służących przeciwdziałaniu korupcji i łapownictwu należą m.in.:
Kodeks etyki dokument opisujący standardy etycznego postępowania pracowników PKN ORLEN, w tym działania związane z sytuacjami dotyczącymi przyjmowania lub oferowania korzyści materialnych.
dokument określający zasady Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym w PKN ORLEN oraz role i zadania poszcze gólnych osób funkcjonujących w tym procesie.
dokument opracowano na podstawie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego PKN ORLEN w celu określenia zasad przeprowadzania kontroli i postępowań weryfikacyjnych przez Biuro Kontroli i Bezpieczeństwa.
określają szczegółowy sposób postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Grupie ORLEN. Zasady są skierowane do wszystkich pracowników spółek, na wszystkich stanowiskach, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem, dokumentami finansowymi bądź uczestniczą w realizacji transakcji
regulują procesy zarządzania ryzykiem regulacyjnym wynikającym z obowiązujących lub projektowanych aktów prawnych, z wyłączeniem ryzyk podatkowych.
w ramach systemu identyfikowane są potencjalne nieprawidłowości i nadużycia, które mogą być zgłaszane poprzez wskazane kanały informacyjne.
zawierają instrukcję doboru kandydatów na stanowiska członków organów spółek Grupy ORLEN oraz zasady ustalania i rozliczania Indywidualnych Zadań Premiowych dla członków zarządów spółek Grupy ORLEN. Uwzględniają objęcie pełnym nadzorem właścicielskim Fundację ORLEN.
zawierają informacje i wytyczne dotyczące przebiegu procesu zarządzania ryzykiem utraty atrybutów bezpieczeństwa
deklaracja realizacji celów biznesowych w sposób transparentny, uczciwy i etyczny. Celem Polityki jest zwiększenie świadomości pracowników, kształtowanie pożądanych postaw i zachowań, a także usprawnienie procedur i nadzoru nad procesami biznesowymi. W dokumencie podkreślono znaczenie szkolenia i zwiększania świadomości pracowników oraz odpowiedzialności zarządów spółek za tworzenie warunków do przeciwdziałania i zwalczania korupcji w Grupie ORLEN.
wraz z Zasadami zarządzania ryzykiem regulacyjnym, Zasadami zarządzania koncesjami i Zasadami prowadzenia działalności lobbingowej.
Dokument wyznacza standardy obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN w zakresie zarządzania zgodnością z wymaganiami przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, dobrowolnie przyjętych standardów postępowania oraz norm etycznych obowiązujących w Grupie Kapitałowej ORLEN.
określa standardy etyczne, które muszą spełniać dostawcy Grupy ORLEN. Reguluje również działania związane z przeciwdziałaniem korupcji oraz promuje wysokie standardy etycznego prowadzenia działalności.
dokument opisujący standardy działania dotyczące zapewnienia jakości, ograniczania wpływu na środowisko, BHP, bezpieczeństwo informacji i bezpieczeństwo żywności.
określa zasady przeprowadzania kontroli finansowych w PKN ORLEN oraz spółkach Grupy ORLEN.
określają ramy w zakresie zarządzania, wykonywania i zapewniania wysokiej jakości działalności kontrolnej. Celem wprowadzenia stosowania Standardów jest zapewnienie i utrzymanie profesjonalnego poziomu kontroli finansowych przeprowadzanych przez Dział Kontroli Finansowej w Biurze Kontroli Finansowej, Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością PKN ORLEN oraz ustandaryzowanie podejścia do przygotowania, pro- wadzenia i dokumentowania kontroli finansowych oraz oceny ich wyników.
określa zasady przeprowadzania audytów, projektów doradczych oraz analiz działalności biznesowej w PKN ORLEN, spółkach Grupy ORLEN oraz innych podmiotach, w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa
określają sposób postępowania pracowników PKN ORLEN w przypadku przyjmowania lub wręczania upominków
określają sposób postępowania pracowników, który ma ograniczyć poziom ryzyka w związku z nawiązywaniem stosunków gospodarczych z kontrahentami.
regulują sposób postępowania odpowiednich komórek organizacyjnych PKN ORLEN w celu ograniczenia ryzyka nadużyć w procesach biznesowych, w których identyfikowane są średnie lub wysokie ryzyka nadużyć.
w Polskim Koncernie Naftowym ORLEN S.A., której celem jest ujawnianie i zarządzanie konfliktem interesów.
Procent i całkowita liczba jednostek biznesowych poddanych analizie pod kątem ryzyka związanego z korupcją oraz zidentyfikowane ryzyka.
W PKN ORLEN oraz w spółkach Grupy ORLEN objętych Systemem Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym (ERM) w zależności od specyfiki spółki są identyfikowane i oceniane następujące ryzyka z obszaru przeciwdziałania korupcji i łapownictwu:
Wyżej wymienione ryzyka związane z przeciwdziałaniem korupcji i łapownictwu zostały ocenione przez obszary biznesowe, a ich ocena wynika z przeprowadzonej weryfikacji skuteczności działania mechanizmów kontrolnych przez obszary biznesowe łącznie w 38 procesach oraz niezależnej ich weryfikacji przez Dział Kontroli Wewnętrznej w oparciu o zidentyfikowane nieprawidłowości w ramach prowadzonych działań kontrolnych.
W 2021 roku systemem ERM objęte były: PKN ORLEN, ANWIL, Grupa ORLEN Lietuva, Grupa ORLEN Unipetrol, ORLEN Deutschland GmbH, ORLEN Paliwa i ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych, co stanowi blisko 10% spółek wchodzących w skład Grupy ORLEN. W 2021 roku w ramach corocznego procesu samo- oceny ryzyk i testowania mechanizmów kontrolnych w PKN ORLEN przeprowadzono ocenę 536 ryzyk poprzez przetestowanie 1002 mechanizmów kontrolnych w 164 procesach biznesowych. W spółkach Grupy ORLEN dokonano oceny 191 ryzyk oraz przetestowano 660 mechanizmów kontrolnych w 95 procesach[1]. Ze względu na specyfikę zagadnień związanych z przeciwdziałaniem korupcji i łapownictwu celem Grupy ORLEN jest całkowita eliminacja przypadków korupcji i łapownictwa. Pracownicy Biura Audytu są zaznajomieni z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi sposobu postępowania pracowników w przypadku podejrzenia korupcji, możliwości i kanałów zgłaszania nieprawidłowości, sposobu postępowania w przypadku przyjmowania lub wręczania upominków oraz budowania bezpiecznych relacji z kontrahentami. Zidentyfikowane nieprawidłowości są każdorazowo zgłaszane do Biura Kontroli i Bezpieczeństwa PKN ORLEN.
[1] Dane nie obejmują: Grupy ORLEN Lietuva, Grupy ORLEN Unipetrol, ORLEN Deutschland GmbH i ORLEN Paliwa. Proces samooceny w tych spółkach będzie realizowany w 2022 roku.
Polityka antykorupcyjna została udostępniona w 2019 roku na www.orlen.pl oraz w intranecie. Kontrahenci i reprezentanci zapoznawani są z polityką i zasadami antykorupcyjnymi w momencie nawiązywania stosunków gospodarczych. Ponadto dostawcy, rejestrując się na platformie zakupowej Connect, również zapoznają się z zasadami i polityką antykorupcyjną. Z obowiązującą w Grupie ORLEN Polityką Antykorupcyjną zapoznano w 2019 roku wszystkich członków Zarządu (100%). Zgodnie z procedurą zapoznawania pracowników z regulacjami wewnętrznymi, z Polityką antykorupcyjną zapoznano również wszystkich pracowników (100%). W 2019 roku Biuro Kontroli i Bezpieczeństwa uruchomiło systemowe szkolenia, które w obszarach biznesowych o największym ryzyku nadużyć realizowane są corocznie w postaci szkoleń stacjonarnych, e-learningu dostępnego dla wszystkich zatrudnionych w Grupie ORLEN oraz nowo zatrudnionych pracowników. Szkolenia obejmują swym zakresem odpowiedzialność karną i dyscyplinarną za popełnienie przestępstw korupcyjnych, rozpoznawanie ich znamion, sposób postępowania pracowników w przypadku podejrzenia korupcji, możliwość i kanały zgłaszania nieprawidłowości, sposób postępowania w przypadku przyjmowania lub wręczania upominków oraz budowania bezpiecznych relacji z kontrahentami.
W 2021 roku stacjonarnie przeszkolonych w tym zakresie zostało 236 pracowników spółek Grupy ORLEN. Szkolenie e-learningowe w zakresie antykorupcji w PKN ORLEN przeszło ponad 80 pracowników. W 2020 roku szkolenia stacjonarne zostały istotnie ograniczone, ale utrzymano system podnoszenia świadomości pracowników w zakresie antykorupcji.
Ponadto w 2021 roku weszła w życie Polityka wykrywania i zarządzania konfliktem interesów w Polskim Koncernie Naftowym ORLEN S.A, która jest obecnie wdrażana jako standard w większości spółek Grupy ORLEN. W tym zakresie również uruchomiona została możliwość szkolenia e-learningowego, z którego w PKN ORLEN skorzystało do tej pory 976 osób i 31 w spółkach Grupy ORLEN.
PKN ORLEN w myśl dobrych praktyk spółek notowanych na GPW posiada skuteczne systemy kontroli funkcjonalnej, zarządzania ryzykiem oraz nadzoru nad zgodnością działalności z prawem (compliance), a także funkcję audytu i kontroli wewnętrznej. Równoległe funkcjonowanie wszystkich wyżej wymienionych elementów umożliwia sprawowanie stałego i skutecznego nadzoru w zakresie przeciwdziałania korupcji.
PKN ORLEN posiada strukturalnie zorganizowany system kontroli zarządczej, na który składają się kompleksowe procedury. Do zarządzania nimi wykorzystywany jest specjalnie przygotowany system informatyczny zapewniający ich spójność poprzez wieloobszarowe uzgodnienia oraz akceptację na każdym poziomie w organizacji.
PKN ORLEN w celu minimalizacji wystąpienia ryzyk nadużyć oraz korupcji wykorzystuje popularny „Model Trzech Linii Obrony / Prewencji” (ang. Three Lines of Defence). Na pierwszej linii obrony znajduje się zarządzanie ryzykiem przez pracowników i jednostki biznesowe oraz mechanizmy kontrolne dotyczące procesów operacyjnych, na drugiej funkcje compliance, natomiast na trzeciej – audyt i kontrola wewnętrzna, wspierające poprawne funkcjonowanie wskazanych prewencji.
Proces zarządzania ryzykiem jest procesem ciągłym, który ze względu na zmieniające się nieustannie otoczenie gospodarcze jest aktualizowany. W ramach zarządzania ryzykiem korporacyjnym prowadzone są cyklicznie procesy samooceny ryzyk i testowania mechanizmów kontrolnych w PKN ORLEN i spółkach GK ORLEN.
Funkcja compliance w PKN ORLEN realizowana jest w oparciu o cztery płaszczyzny:
Funkcjonujący w PKN ORLEN Zintegrowany System Zarządzania uwzględnia wyniki audytów, przeglądów, zgłaszanych reklamacji i skarg, dodatkowo podejmowane są działania zapobiegawcze / korygujące wynikające ze zidentyfikowanych w ramach powyższych procesów niezgodności. Wszystkie wymienione działania mają na celu zapewnienie zgodności z przyjętymi normami odniesienia, tj.: ISO 9001 (systemem zarządzania jakością), ISO 14001 (systemem zarządzania środowiskowego), ISO 45001 (system zarządzania BHP) oraz ISO/IEC 27001 (system zarządzania bezpieczeństwem informacji), System Certyfikacji Biomasy i Biopaliw ISCC i KZRINiG, Systemem Zakładowej Kontroli Produkcji oraz Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności. Z dokonanych przeglądów przygotowywany jest raz w roku kompleksowy raport określający stan Zintegrowanego Systemu Zarządzania w organizacji, który prezentowany jest Zarządowi spółki oraz publikowany na wewnętrznym portalu komunikacyjnym – intranecie. Na bieżąco prowadzona i raportowana do Zarządu PKN ORLEN jest analiza stanu dostosowania i przygotowania (poziom zgodności) Koncernu do obowiązujących lub projektowanych aktów prawnych, które w razie potrzeby inicjują działania mające na celu dostosowanie Koncernu do wymagań prawa krajowego i UE.
Dział Kontroli Finansowej prowadzi kontrole finansowe, których celem jest ujawnianie nieprawidłowości oraz nadużyć o charakterze gospodarczym, badanie zgodności postępowania pracowników komórek organizacyjnych PKN ORLEN i spółek Grupy ORLEN z obowiązującym porządkiem prawnym, wewnętrznymi aktami organizacyjnymi i ustalonymi normami oraz zasadami wiedzy fachowej, szacowanie skutków ewentualnych nadużyć i nieprawidłowości oraz określenia sposobów ich usunięcia, ze wskazaniem osób za nie odpowiedzialnych, a także ocena wewnętrznych aktów organizacyjnych. Badana sfera działalności oceniana jest przede wszystkim z punktu widzenia kryteriów legalności, celowości, gospodarności, rzetelności, sprawności organizacyjnej i prawidłowości działania. Przy ocenie brany jest pod uwagę interes PKN ORLEN oraz spółek Grupy ORLEN. Niezależność Działu Kontroli Finansowej zapewniona jest poprzez odpowiednią podległość funkcjonalną w strukturze organizacyjnej spółki. Działania kontroli finansowej realizowane są w oparciu o roczne plany kontroli zatwierdzane przez Prezesa Zarządu PKN ORLEN. Niezależnie od przyjętego planu kontroli Dział Kontroli Finansowej może również realizować kontrole doraźne i rozpoznawcze, prowadzone na podstawie wniosków zgłaszanych do Dyrektora Biura Kontroli Finansowej, Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością przez Członków Zarządu PKN ORLEN i poszczególne obszary biznesowe. Na podstawie ustaleń zawartych w Raportach z kontroli finansowych wydawane są polecenia pokontrolne, które definiują i priorytetyzują działania, jakie należy podjąć w celu usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia działalności kontrolowanego obszaru. Prowadzony jest proces monitorowania realizacji poleceń pokontrolnych, który ma charakter ciągły, aż do momentu uzyskania potwierdzenia wdrożenia działań naprawczych. Dwa razy w roku przygotowywane są dla Zarządu PKN ORLEN i Komitetu Audytu Rady Nadzorczej PKN ORLEN sprawozdania z kontroli finansowych.
Funkcja audytu realizowana jest przez Biuro Audytu, którego celem jest m.in. dokonywanie niezależnej, bezstronnej i obiektywnej oceny systemów kontroli funkcjonalnej oraz analizy procesów biznesowych zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego i wewnętrznymi aktami organizacyjnymi. Działania Biura Audytu są realizowane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego (ang. The Institute of Internal Auditors – the IIA). Niezależność Biura Audytu jest zapewniona poprzez odpowiednią podległość funkcjonalną i administracyjną w strukturze organizacyjnej spółki. Biuro Audytu realizuje zadania (audyty, projekty doradcze oraz analizy biznesowe) w oparciu o roczny plan audytów zaakceptowany przez Zarząd spółki. Roczny plan jest przedstawiany Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej spółki w celu jego zaopiniowania, a następnie bezpośrednio przekazywany do Rady Nadzorczej w celu jego zatwierdzenia. W ramach realizowanych zadań na bieżąco weryfikowana jest zgodność procesów z regulacjami wewnętrznymi. Biuro Audytu może również realizować audyty w trybie doraźnym zlecane przez Radę Nadzorczą lub Zarząd spółki. Biuro Audytu prowadzi bieżący monitoring wydanych rekomendacji, z którego przygotowuje sprawozdanie, wskazując stopień ich wdrożenia. Adresatami raportu z monitoringu są Zarząd spółki oraz Komitet Audytu Rady Nadzorczej spółki, dokonujący bieżącej oceny sposobu funkcjonowania całej organizacji.
Biuro Kontroli i Bezpieczeństwa na podstawie bieżącego monitoringu wydanych zaleceń i poleceń pokontrolnych przygotowuje sprawozdanie o stopniu i zakresie wdrożenia zaleceń. Realizowane zadania mają charakter odpowiednio działań prewencyjnych oraz detekcyjnych. Uzupełnieniem tych działań są czynności realizowane przez spółkę ORLEN Ochrona posiadającą odpowiednie umocowanie organizacyjne, a także niezbędne narzędzia, w tym m.in. możliwość wspierania się usługami wywiadowni gospodarczych i detektywów. W domniemanych przypadkach korupcji ma także miejsce ścisła współpraca z organami ścigania, w tym z policją i CBA. Równoległe funkcjonowanie wszystkich wskazanych elementów umożliwia sprawowanie stałego i skutecznego nadzoru w zakresie przeciwdziałania korupcji. Od 2018 roku w Grupie ORLEN funkcjonują koordynatorzy do spraw antykorupcyjnych lub osoby współpracujące z koordynatorem do spraw antykorupcyjnych PKN ORLEN, w przypadku spółek Grupy ORLEN, w których nie ma wydzielonych komórek organizacyjnych do spraw bezpieczeństwa. W 2021 roku powołano w PKN ORLEN S.A. między obszarowy zespół projektowy, którego zadaniem było wypracowanie założeń do „Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających w Grupie Kapitałowej ORLEN” na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. oraz w oparciu o projektowane przepisy prawa krajowego. Wypracowane rozwiązania zostały przygotowane do wdrożenia w Grupie ORLEN jako standard organizacyjny, a wdrożenie regulacji zaplanowano na 2022 rok.
