System Kontroli, Audytów Wewnętrznych ZSZ, Zarządzania Ryzykiem i Zapewnienia Zgodności (Compliance)
Kapitały:
System Kontroli, Auditów Wewnętrznych ZSZ, Zarządzania Ryzykiem i Zapewnienia Zgodności (Compliance) (Rozdział 3 DPSN)
System kontroli wewnętrznej Spółki i zarządzania ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych realizowany jest przez:
- weryfikację stosowania jednolitej polityki rachunkowości przez spółki Grupy Kapitałowej ORLEN w zakresie ujęcia, wyceny i ujawnień zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) zatwierdzonymi przez Unię Europejską,
- stosowanie procedur ewidencji zdarzeń gospodarczych w systemie finansowo-księgowym oraz kontrolę ich przestrzegania,
- stosowanie wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, w tym: rozdział obowiązków, kilkustopniowa autoryzacja danych, weryfikacja poprawności otrzymanych danych, niezależne sprawdzenia,
- udostępnianie spółkom Grupy Kapitałowej ORLEN jednolitych wzorców jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz okresową weryfikację prawidłowości uwzględnionych zasad rachunkowości i ujawnień w sprawozdaniach finansowych przygotowywanych przez spółki Grupy Kapitałowej ORLEN,
- weryfikację zgodności sprawozdań finansowych spółek Grupy Kapitałowej ORLEN z danymi wprowadzanymi do zintegrowanego systemu informatycznego służącego do przygotowania skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej ORLEN,
- przegląd przez niezależnego biegłego rewidenta publikowanych sprawozdań finansowych za I kwartał, półrocze i III kwartał oraz badanie rocznych sprawozdań finansowych PKN ORLEN i Grupy Kapitałowej ORLEN,
- procedury autoryzacji, zatwierdzania i opiniowania sprawozdań finansowych przed publikacją,
- dokonywanie niezależnej i obiektywnej oceny systemów zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej,
- system auditowania wewnętrznego funkcjonujący w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
Ewidencja zdarzeń gospodarczych w PKN ORLEN prowadzona jest w zintegrowanym systemie finansowo–księgowym. Bezpieczeństwo i dostępność informacji zawartych w systemie finansowo-księgowym kontrolowane są na wszystkich poziomach bazy danych, aplikacji i prezentacji oraz systemu operacyjnego. Integracja systemu zapewniona jest przez systemy kontroli wprowadzanych danych (walidacje, autoryzacje, listy wartości) oraz dzienniki zmian. PKN ORLEN na bieżąco dostosowuje system informatyczny do zmieniających się zasad rachunkowości lub innych norm prawnych. Rozwiązania PKN ORLEN są implementowane w systemach jednostek Grupy Kapitałowej ORLEN.
W celu zapewnienia jednolitości zasad rachunkowości spółki Grupy Kapitałowej ORLEN stosują, na potrzeby sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego spójną politykę rachunkowości, przyjętą w Grupie Kapitałowej ORLEN i zatwierdzoną przez Zarząd PKN ORLEN.
W celu zapewnienia zgodności polityki rachunkowości ze nowelizowanymi przepisami jest ona okresowo aktualizowana. Skonsolidowane sprawozdania finansowe są przygotowywane na podstawie zintegrowanego systemu informatycznego, w którym przeprowadzany jest proces konsolidacji wprowadzanych danych do pakietów sprawozdawczych przez spółki Grupy Kapitałowej ORLEN. System jest rozwiązaniem utworzonym dla celów zarządzania finansowego oraz raportowania. Narzędzie to umożliwia ujednolicenie informacji finansowych. W jednym miejscu zbierane są informacje wynikowe, budżetowe, prognozowane oraz statystyczne, co zapewnia bezpośrednią kontrolę i zgodność wprowadzanych danych.
Dane poddawane są analizie pod względem spójności, kompletności i ciągłości, czemu służą zaimplementowane w systemie kontrolki sprawdzające zgodność danych wprowadzanych przez spółki Grupy Kapitałowej ORLEN.
W celu bieżącego ograniczania ryzyk związanych z procesem sporządzania sprawozdań finansowych poddawane są one weryfikacji przez niezależnego biegłego rewidenta co kwartał, a zatem częściej niż wynika to z obowiązujących przepisów.
Zgodnie z obowiązującą w PKN ORLEN procedurą (spełniającą kryteria wynikające z obowiązujących przepisów prawa), wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych dokonuje Rada Nadzorcza, na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu oraz sprawozdania z postępowania ofertowego przeprowadzonego przez Komitet Audytu. Firmą audytorską wybraną do badania sprawozdań finansowych PKN ORLEN za lata 2019-2024 jest Deloitte Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa. Wybór Deloitte jako podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych w roku 2024 jest uzależniony od dokonania w okresie od 1 stycznia 2022 do 30 czerwca 2023 inkorporacji spółki Grupa LOTOS S.A. lub spółki PGNiG S.A. ewentualnie w inny sposób przejęcia przez PKN ORLEN kontroli nad spółkami z Grupy Kapitałowej LOTOS lub Grupy Kapitałowej PGNiG. Spełnienie tego warunku zostanie potwierdzone odpowiednią uchwałą Rady Nadzorczej PKN ORLEN. W ramach prac audytowych biegły rewident dokonuje niezależnej oceny rzetelności i prawidłowości jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz potwierdzenia skuteczności systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem. Wyniki przeglądów i badań są przedstawiane przez biegłego rewidenta Zarządowi i Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej.
Komitet Audytu, powołany w ramach uprawnień Rady Nadzorczej, zgodnie z kompetencjami określonymi w Ustawie z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, pełni funkcję organu nadzorczego i zajmuje się w szczególności:
- monitorowaniem procesu sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej ORLEN pod kątem zgodności z Polityką Rachunkowości przyjętą w Grupie Kapitałowej ORLEN oraz wymogami prawa,
- monitorowaniem niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej wybranej do badania sprawozdań finansowych,
- monitorowaniem skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem.
W Spółce stosowane są procedury autoryzacji, zgodnie z którymi raporty okresowe przekazywane są Zarządowi Spółki, a następnie Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej do zaopiniowania. Po uzyskaniu opinii Komitetu Audytu oraz po zakończeniu weryfikacji przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowe są zatwierdzane przez Zarząd Spółki kwalifikowanym podpisem elektronicznym do publikacji, a następnie przekazywane przez Biuro Relacji Inwestorskich do publicznej wiadomości.
W przypadku rocznych sprawozdań finansowych ostateczny etap oceny i kontroli procesu sprawozdawczości finansowej dokonywany jest przez Radę Nadzorczą jako niezależny organ, zapewniający prawidłowość i rzetelność prezentowanych informacji w sprawozdaniach finansowych PKN ORLEN i Grupy Kapitałowej ORLEN.
Spółka posiada i doskonali Zintegrowany System Zarządzania oparty o certyfikowane, międzynarodowe standardy ISO 9001, AQAP 2110, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ZKP, ISCC, KZR INiG, ISO 50001 oraz HACCP.
