Walne Zgromadzenie

Sposób funkcjonowania Walnego Zgromadzenia PKN ORLEN oraz jego uprawnienia regulują Statut Spółki oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia PKN ORLEN, dostępne na stronie internetowej PKN ORLEN.

Spółka ustala miejsce i termin Walnego Zgromadzenia w taki sposób, by umożliwić udział w obradach jak największej liczbie akcjonariuszy. Walne Zgromadzenie PKN ORLEN odbywa się w siedzibie Spółki w Płocku, ale może odbyć się także w Warszawie.

PKN ORLEN dokłada wszelkich starań, aby projekty uchwał Walnego Zgromadzenia, inne niż o charakterze porządkowym, zawierały uzasadnienie, chyba że wynika ono z dokumentacji przedstawianej Walnemu Zgromadzeniu. W przypadku gdy umieszczenie danej sprawy w porządku obrad Walnego Zgromadzenia następuje na żądanie akcjonariusza lub akcjonariuszy, uzasadnienie proponowanej uchwały przedstawia akcjonariusz. Zarząd Spółki dokłada wszelkich starań by pozyskać od akcjonariusza stosowne uzasadnienie spraw zgłaszanych do porządku obrad.

Komplet materiałów prezentowanych na posiedzeniach Walnego Zgromadzenia jest udostępniany akcjonariuszom na korporacyjnej stronie internetowej www.orlen.pl, począwszy od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia. Po uprzednim zgłoszeniu takiego zapotrzebowania materiały prezentowane na Walnym Zgromadzeniu są także udostępniane akcjonariuszom w siedzibie Spółki w Płocku i biurze w Warszawie.

Walne Zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie umieszczane na stronie internetowej Spółki oraz poprzez publikację raportu bieżącego.

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki powinno odbyć się nie później niż w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie zwoływane jest przez Zarząd z własnej inicjatywy, na wniosek Rady Nadzorczej albo na wniosek akcjonariusza lub akcjonariuszy reprezentujących co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki, w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia takiego wniosku. Rada Nadzorcza może zwołać Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, jeżeli zwołanie go uzna za wskazane. Rada Nadzorcza może także zwołać Zwyczajne Walne Zgromadzenie, jeżeli Zarząd nie zwoła Zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez Radę Nadzorczą. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie może zostać także zwołane przez akcjonariuszy reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego lub co najmniej połowę ogółu głosów w Spółce.

W przypadku otrzymania przez Zarząd Spółki informacji o zwołaniu walnego zgromadzenia na podstawie art. 399 § 2 – 4 Kodeksu spółek handlowych, Zarząd niezwłocznie dokonuje czynności, do których jest zobowiązany w związku z organizacją i przeprowadzeniem Walnego Zgromadzenia.

Spółka organizuje każdorazowo transmisję internetową z obrad Zgromadzenia, oferując również symultaniczne tłumaczenie na język angielski. Dotychczas Spółka nie oferowała akcjonariuszom udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej poprzez dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogliby wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad Zgromadzenia. Do tej pory Spółka nie otrzymała od Akcjonariuszy wniosków o organizację e-walnego zgromadzenia. W związku z powyższym PKN ORLEN poinformował o niestosowaniu zasady 4.1 DPSN. Niestosowanie ww. zasady nie wpływa na rzetelność polityki informacyjnej Spółki ani też nie rodzi ryzyka ograniczenia czy utrudnienia Akcjonariuszom udziału w obradach Walnych Zgromadzeń.

Akcjonariusze mogą wykonywać prawo głosu na Walnym Zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocnika.

Zgodnie z postanowieniami Regulaminu Walnego Zgromadzenia, Walne Zgromadzenie może być odwołane, jeżeli jego odbycie napotka na nadzwyczajne przeszkody lub jest oczywiście bezprzedmiotowe. Odwołanie lub zmiana terminu Walnego Zgromadzenia następuje przez ogłoszenie zamieszczone na stronie internetowej Spółki wraz z podaniem uzasadnienia i dochowaniem innych wymogów prawa, w tym przepisów Regulaminu Walnego Zgromadzenia PKN ORLEN.

Do kompetencji Walnego Zgromadzenia należą w szczególności następujące sprawy:

Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu).

Akcjonariusze mogą komunikować się ze Spółką za pośrednictwem strony internetowej, korzystając z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem: kontakt dla akcjonariuszy, lub poprzez pocztę elektroniczną (e-mail: walne.zgromadzenie@orlen.pl). Mogą w ten sposób przesyłać zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej oraz dokument pełnomocnictwa (albo jego odwołanie), a także komunikować się ze Spółką przekazując wnioski i stosowne dokumenty np. wnioski o zamieszczenie sprawy w porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub projekty uchwał wraz z uzasadnieniami. Na korporacyjnej stronie internetowej w sekcji poświęconej Walnym Zgromadzeniom Spółki zamieszczane są przydatne akcjonariuszom materiały, m.in. informacje o zbliżających się Zgromadzeniach, materiały związane z tymi Zgromadzeniami, a także materiały archiwalne z odbytych posiedzeń, w tym treści podjętych uchwał, a także pliki wideo zawierające transmisje internetowe z Walnych Zgromadzeń.

W obradach Walnego Zgromadzenia biorą udział Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki w składzie umożliwiającym wypowiedzenie się na temat spraw będących przedmiotem obrad Walnego Zgromadzenia oraz udzielenie merytorycznej odpowiedzi na pytania akcjonariuszy zadawane podczas obrad Walnego Zgromadzenia. W obradach Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia mogą także uczestniczyć członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej, których mandaty wygasły przed dniem Walnego Zgromadzenia, a którzy sprawowali swe funkcje w roku obrotowym, za który sprawozdanie Zarządu oraz sprawozdanie finansowe ma być zatwierdzone przez to Zwyczajne Walne Zgromadzenie. Zarząd przekazuje uczestnikom Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia wyniki finansowe Spółki oraz inne istotne informacje, w tym niefinansowe, zawarte w sprawozdaniu finansowym podlegającym zatwierdzeniu przez Walne Zgromadzenie.

W obradach Walnego Zgromadzenia mają prawo brać udział także inne osoby zaproszone przez organ zwołujący Walne Zgromadzenie lub dopuszczone na salę obrad przez Przewodniczącego, w szczególności biegli rewidenci, doradcy prawni i finansowi lub pracownicy Spółki. PKN ORLEN umożliwia także przedstawicielom mediów obecność na Walnych Zgromadzeniach. Zarząd na każdym Walnym Zgromadzeniu zapewnia udział niezależnego eksperta w sprawach z zakresu prawa handlowego.

W 2021 roku z uwagi na stan epidemii, obrady Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia odbywały się w pełnym reżimie sanitarnym. Akcjonariusze oraz wszyscy uczestnicy Walnego Zgromadzenia zobowiązani byli m.in. zakrywać nos i usta oraz zachowywać dystans. Została ograniczona do minimum liczba osób odpowiadających za organizację obrad, tak by ograniczyć ryzyko zakażeniem się wirusem SARS COVID 19.

Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień kodeksu spółek handlowych oraz Statutu, uchwały Walnego Zgromadzenia zapadają bezwzględną większością głosów oddanych.

Walne Zgromadzenie w 2021 roku

27 maja 2021 roku odbyło się Zwyczajne Walne Zgromadzenie, podczas którego: